ペーパーレス×AIで面談業務を変革！効率と質を両立して組織の声を可視化

佐藤様

ALSOK宮城株式会社は、主に宮城県内における施設警備を専門に展開する企業です。社員面談記録の作成に課題感を持ってHR pentestの導入を推進された、佐藤さんにお話を伺いました。

人事面談の業務負荷にお悩みの方へ

膨大な議事録作成や課題の分析、フォローアップなど、人事面談における様々な業務負荷が伴うもの。

HR pentestなら、音声を録音するだけで高精度に議事録を作成。収集したデータのAI分析やフォローアップの一元管理も可能です。1on1や評価面談、キャリア面談といった、あらゆる人事面談の最適化を実現します。

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紙ベースで続いていた面談記録の工数と質の課題

—— 導入の背景について教えてください。

佐藤さん：面談記録の工数の多さと、記録内容の質に課題を感じていたことが背景にあります。

導入前は、紙ベースでメモを取りながら社内面談を実施していました。各項目に沿って手書きで内容を記載し、それを後日Wordに打ち込み直すという、とても労力のかかる作業をしていました。

入社1〜3年目の新人を対象にした1on1ミーティングだけでも、年間300件程度の面談記録を作成していたので、かなりタイトなスケジュール調整をしていました。

—— 面談記録の作成が大きな負担だったんですね。

佐藤さん：そうですね。内容によりますが、長い時は面談記録の作成に1件あたり40〜50分程度の時間がかかっていました。

あとは、面談で話した内容を全て記録することはできなくて。当然、重要な話はメモを取るんですが、なんとなく交わした会話は時間が経つと記憶が薄れてしまうんですよね。

なので、「もしかしたら内容に漏れがあったかもしれない」という思いもあって、面談記録の質という部分でも課題を感じていました。

—— 導入の決め手について教えてください。

佐藤さん：実際に使ってみて、とにかく使い勝手が良かった点ですね。私を含め社内の10名で試行させていただいたのですが、全員が「本当に楽になる！」という感想でした。

機械が苦手なタイプの私でも、簡単に操作できるので凄く便利です。わからないことがあっても、サポートの方がレスポンス良く案内してくださるので助かります。

工数削減から始まる組織の声を活かす人事運営

—— 導入して間もないですが、変化はありましたか？

佐藤さん：1件あたり40〜50分かかっていた面談記録の作成が、10分程度で終わるようになりました。今まで紙で取ったメモをWordへ打ち込み直していた工数が、今では誤字脱字や言葉のニュアンスをチェックする程度です。

あと、HR pentestは音声を漏れなく文字起こししてくれるので、話しながらメモを取る必要がなくなって会話に集中できるようになりました。

—— 面談を受けられた方の反応はいかがですか？

佐藤さん：導入前は「面談を録音されることに対して抵抗がある従業員も多いだろう」と心配していましたが、あまり気にならないようですね。近年では録音に対してのハードルが低くなっているのかもしれません。

面談時に気になるか尋ねてみても、「逆に録ってください」という社員もいるぐらいで助かっています。

—— 今後の活用イメージについて教えてください。

佐藤さん：現段階では新人を対象にした1on1ミーティングが中心ですが、今後は本社幹部や部長クラスが行う個人面談にも活用の幅を広げていきたいですね。

さらに対象社員を増やしてデータを蓄積することで、深く分析ができるようになり、会社の状態や抱えている課題がより鮮明に見えると思います。
今後も常にコミュニケーションが取れる環境作りと、社員の安心感を大切にしながら、組織の成長と継続的な人材育成に活用していきたいです。

—— 貴重なお話をありがとうございました！引き続き人材投資の最適化をサポートさせて頂きます。