ハラスメント面談とは？注意点やヒアリング項目、進め方のポイントも解説

職場でのハラスメント行為は、被害者の心身や業務に深刻な影響を与えるだけでなく、組織全体の信頼や働きやすさにも影響します。問題を放置せず、早期に適切な対応を取るためには、ハラスメント面談が欠かせません。

本記事では、ハラスメント面談の目的や概要をはじめ、進め方のポイントや注意点、ヒアリング項目の例についても解説しています。実務で役立つ情報をわかりやすく解説していますので、ハラスメント面談を実施する際はぜひ参考にしてください。

ハラスメント面談とは？

ハラスメント面談とは、職場でハラスメントの疑いが生じた際に、事実関係を把握して適切な対応につなげるために行う面談のことです。被害を受けたとされる社員や加害者の話を聞き取るだけでなく、状況に応じて関係者へのヒアリングも行い、客観的な判断材料を集める役割があります。

適切に実施することで、早期解決だけでなく、職場全体の信頼回復やハラスメントを許さない組織風土の醸成にもつながるでしょう。

ハラスメント面談を実施する目的

ハラスメント面談は単なる聞き取りではなく、職場の安心・安全を守る重要な手段です。なぜハラスメント面談が必要なのか、組織としてどのような効果が期待できるのかを、詳しく見ていきましょう。

事実関係を正確に把握するため

ハラスメント面談の最も重要な目的は、感情や憶測に左右されず、事実関係を正確に整理することです。発言や行為があった日時や場所、具体的な内容、当事者の受け止め方などを丁寧に確認することで、問題の全体像が明らかになります。

情報が不十分なまま判断すると、誤った対応や新たなトラブルを招く恐れがあります。そのためハラスメント面談では、先入観を持たずに話を聞き、記録を残しながら客観的な事実確認を行うことが不可欠です。

安心して働ける環境を守るため

被害を受けたと感じる従業員が声を上げやすく、安心して働き続けられる環境を守ることも、ハラスメント面談の大きな目的です。適切な面談が行われないと、不安や不信感が職場に広がり、離職やメンタル不調につながる可能性があります。

プライバシーへの配慮や守秘義務を徹底し、心理的安全性を確保することで、従業員は「組織が守ってくれる」という安心感を持てます。

組織として公正な対応姿勢を示すため

ハラスメント面談は、組織が問題を軽視せず、公正かつ誠実に向き合う姿勢を示す機会でもあります。一方の主張だけを鵜呑みにしたり、立場や役職によって対応を変えたりすると、不公平感が生まれます。

第三者的な立場で事実を確認し、ルールに基づいて対応することで、従業員に対して透明性の高い組織運営を示すことができます。こうした姿勢は、企業の信頼性やコンプライアンス意識の向上にもつながります。

ハラスメント行為の再発防止

ハラスメント面談は、問題を一時的に収束させるだけでなく、再発防止につなげるために実施されます。面談を通じて、どのような背景や職場環境が問題を生んだのかを把握することで、必要な改善策が見えてきます。

教育やルールの見直し、相談体制の整備などを行うことで、同様のトラブルを未然に防ぐことが可能です。再発防止に向けた取り組みを継続することが、健全な組織づくりの基盤となります。

ハラスメント面談を行う際の注意点

ハラスメント面談はセンシティブな問題を扱うため、慎重に進める必要があります。少しの配慮不足や判断の偏りが、当事者の不信感やトラブルにつながることも珍しくありません。

安全で公平なハラスメント面談を行うための、ポイントを押さえておきましょう。

先入観や思い込みを持たずに臨む

ハラスメント面談では、事前情報や立場による先入観を排し、中立的な姿勢で臨むことが重要です。「加害者」「被害者」といった決めつけを持ったまま話を聞くと、事実確認が歪み、当事者の不信感を招きます。

ハラスメント面談では発言や行為の内容を一つひとつ確認し、当事者の認識や感じ方の違いも丁寧に受け止める姿勢が欠かせません。冷静かつ客観的に情報を整理することが、適切な判断と対応につながります。

守秘義務とプライバシーへの配慮を徹底する

ハラスメントに関する情報は極めてセンシティブであり、守秘義務の徹底は不可欠です。

面談内容が不用意に共有されると、二次被害や職場での孤立を招く恐れがあります。誰が、どの範囲まで情報を把握するのかを明確にし、関係者以外に漏れない体制を整えることが重要です。

また、面談場所の選定や書類・データの管理など、プライバシーに配慮した運用を行うことで、当事者が安心して話せる環境を守れます。

感情的な評価や断定的な発言を避ける

面談担当者が感情的な態度や主観的な評価を示すと、当事者は萎縮し、正確な情報が得られなくなります。「それは大した問題ではない」「あなたにも原因がある」といった発言は、被害を軽視していると受け取られかねません。

ハラスメント面談では事実と意見を切り分け、評価や判断は面談後に行うことが基本です。冷静で落ち着いた対応を心がけることで、信頼関係を保ちながら面談を進められます。

関係者の心理的安全性を確保する

ハラスメント面談では、被害を訴える側だけでなく、関係者全員の心理的安全性に配慮する必要があります。威圧的な態度や詰問調の質問は、不安や恐怖心を強め、正直な発言を妨げてしまうものです。

相手の話を遮らず、否定せずに聞く姿勢を示すことで、安心して話せる雰囲気が生まれます。

記録の取り方と情報管理に注意する

ハラスメント面談の内容は、後の判断や対応の根拠となるため、正確な記録が欠かせません。可能な限り事実ベースで記録し、主観的な表現は避けることが重要です。

また、記録データの保管方法や閲覧権限を明確にし、不要な共有を防ぐ必要があります。適切な情報管理を行うことで、トラブル発生時にも説明責任を果たせる体制を整えられます。

ハラスメント面談におけるヒアリング項目の例

ハラスメント面談において、関係者に何をヒアリングすべきか迷うこともあるでしょう。ヒアリングの抜け漏れを防止して公平な対応を検討するためにも、必ず聞くべき項目例について解説します。

対象	ヒアリング項目
ハラスメント行為者（加害者）	・該当する行為の事実認識 ・行為に至った経緯 ・相手との関係性やコミュニケーション状況 ・自身の行為に対する認識
ハラスメント相談者（被害者）	・受けた行為の具体的内容 ・発生した日時/頻度/状況 ・心身や業務への影響 ・現在の不安や求めている対応内容

ハラスメント行為者（加害者）へのヒアリング項目

該当する行為の事実認識

加害者とされる行為者へのヒアリングでは、まず当該行為について本人がどのように認識しているかを確認することが重要です。発言や行動の有無、日時や場所、相手が誰であったかなど、事実関係を整理することで、認識のズレや食い違いが明らかになります。

この段階では、善悪の判断を下すのではなく、本人の認識を客観的に把握する姿勢が求められます。

行為に至った経緯

次に、当該行為に至った背景や業務上の状況を確認します。業務の忙しさや役割分担、指導の一環だったのかなど、行為が行われた文脈を把握することで、意図や状況を冷静に整理できます。

正当化を目的とするのではなく、再発防止の観点から、どのような要因が重なって行為に至ったのかを明らかにすることが重要です。

相手との関係性やコミュニケーション状況

ハラスメントの判断には、当事者同士の関係性や日常的なコミュニケーション状況の把握も欠かせません。上司・部下といった立場の違いや、普段のやり取りの頻度、関係性の認識によって、受け止め方が異なる場合があります。

行為単体だけでなく、継続的な関係性の中でどのようなコミュニケーションが行われていたかを確認しましょう。

自身の行為に対する認識

最後に、自身の行為が相手にどのような影響を与えた可能性があると考えているかを確認します。本人が問題性を理解しているか、改善の意思があるかを把握することで、今後の対応や指導方針を検討しやすくなります。

責任追及を目的とせず、行為を振り返り、今後どのように行動を改めるべきかを考えてもらう視点が重要です。

ハラスメント相談者（被害者）へのヒアリング項目

受けた行為の具体的内容

被害者へのヒアリングでは、まずどのような発言や行為を受けたと感じているのかを、本人の言葉で具体的に確認します。曖昧な表現のままでは事実関係を整理できないため、内容を一つずつ丁寧に聞き取ることが重要です。

この際、評価や判断を挟まず、「何が起きたのか」を中心に聞く姿勢を示すことで、安心して話してもらいやすくなります。

発生した日時/頻度/状況

次に、問題となる行為がいつ、どのくらいの頻度で起きたのか、その時の状況を確認します。単発なのか継続的なのか、周囲に他の人がいたかどうかなどは、判断材料として重要な情報です。

正確な日時が思い出せない場合でも、時期や前後関係を整理することで、事実関係の把握につながります。

心身や業務への影響

ハラスメント行為が被害者の心身や業務に、どのような影響を与えているかを把握することも重要です。精神的なストレスや体調不良、業務への支障などは、本人にとって深刻な問題となる場合があります。

影響の程度を把握することで、必要な配慮や支援、職場対応を検討しやすくなるでしょう。

現在の不安や求めている対応内容

最後に、被害者が現在抱えている不安や、組織に対してどのような対応を望んでいるかを確認しましょう。早期解決を望むのか、環境調整や相談体制の強化を求めているのかなど、意向は人によって異なります。

本人の希望を把握した上で、可能な対応や今後の流れを丁寧に説明することが、安心感の醸成につながります。

ハラスメント面談の進め方

どの順序で何を確認すべきか、ポイントを押さえながら進める方法を理解すれば、当事者も組織も納得できる面談を実施できます。ハラスメント面談の基本的な進め方について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1.事前準備と対応体制の整理

ハラスメント面談を円滑に進めるためには、事前準備が欠かせません。相談内容やこれまでの経緯を整理し、誰が面談を担当するのか、どの部署が関与するのかといった対応体制を明確にしておく必要があります。

また、面談の目的や進行方法、守秘義務の範囲についても事前に確認しておくことが重要です。準備が不十分なまま面談を行うと、対応のブレや当事者の不安を招く恐れがあるため、組織として一貫した姿勢を整えた上で臨みましょう。

2.面談の目的を共有

ハラスメント面談の冒頭では、なぜこの面談を行うのか、その目的を当事者に明確に伝えることが大切です。事実確認を行い、適切な対応を検討するための場であることを説明することで、不要な警戒心や誤解を和らげることができます。

また、面談内容の取り扱いや今後の流れについてもあらかじめ共有することで、安心して話してもらいやすくなります。

3.事実確認を中心としたヒアリング

ハラスメント面談は感情的な議論ではなく、事実確認を中心にヒアリングを行うことが重要です。

発言や行為の内容、日時、頻度、状況などを一つずつ整理し、主観と事実を切り分けて聞き取りましょう。相手の話を遮らず、否定せずに聞く姿勢を示すことで、正確な情報を引き出しやすくなります。

4.面談内容の整理と記録

ハラスメント面談で得られた情報は、後の対応や判断の根拠となるため、整理と記録を丁寧に行う必要があります。発言内容は可能な限り事実ベースで記録し、主観的な表現や評価は避けます。

また、記録の保管方法や共有範囲を明確にし、情報管理を徹底することも重要です。適切な記録は、トラブル防止や説明責任を果たすうえで欠かせません。

5.今後の対応方針の説明

ハラスメント面談の最後には、現時点で考えられる今後の対応方針や流れを説明しましょう。すぐに結論が出ない場合でも、調査や追加対応の予定を共有することで、当事者の不安を軽減できます。

丁寧な説明を行うことで、面談後の不信感や混乱を防ぎ、問題解決に向けた前向きな姿勢を示せます。

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まとめ

本記事では、ハラスメント面談の目的や概要をはじめ、進め方のポイントや注意点、ヒアリング項目の例についても解説しました。

ハラスメント面談は、単なる聞き取りではなく、職場環境の改善や再発防止につながる重要なプロセスです。事前準備や中立的な姿勢、守秘義務の徹底、事実確認の丁寧さ、適切な記録とフォローを意識することで、被害者・加害者双方に配慮しながら信頼性の高い対応が可能になります。

適切に実施することで、組織全体の安心・安全を守り、健全な職場づくりにつなげられるでしょう。