わかりやすい議事録の書き方・まとめ方指南！コツや例文も解説

会議や面談の内容を正確に、かつわかりやすく残すことは、チームの生産性を大きく左右します。しかし、いざ議事録を作ろうとすると「上手い書き方がわからない」「上司にまとめ方を指摘されてしまう」という方も少なくありません。

本記事では、わかりやすい議事録の書き方・まとめ方について解説しています。会話形式・要約形式それぞれのコツをはじめ、わかりやすい議事録を書くための事前準備、基本項目のフォーマット、わかりにくくなってしまう原因もまとめています。

今日から実践できる書き方・まとめ方のコツを押さえて、読みやすく役立つ議事録作りを目指しましょう。

議事録の形式について

一口に議事録と言っても、その形式には複数のパターンがあります。テーマや議題などに応じて使い分けることが、わかりやすい議事録の第一歩となります。

会話形式の議事録

会話形式の議事録は、発言者ごとに議論の流れをそのまま記録するスタイルです。誰が何を発言したかが明確になるため、意思決定の背景や議論の過程を振り返りやすくなります。

特に、意見の対立や議論の経緯が重要な会議で有効です。ただし、発言をそのまま書き起こすと長文になりがちなので、要点を押さえつつ簡潔にまとめる工夫が求められるでしょう。

要約形式の議事録

要約形式の議事録は、議論の結論や決定事項を中心に整理し、重要なポイントだけを簡潔にまとめるスタイルです。会議内容を効率的に共有したい場合や、多くの参加者に短時間で理解させたい場合に適しています。

箇条書きや見出しを活用すると視認性が向上し、タスクや次のアクションも明確に示せるため、実務で便利な形式です。

議事録をわかりやすく書く目的

議事録をわかりやすくまとめることは、チーム全員の共通理解を作り、業務をスムーズに進めるための第一歩です。まずは、議事録をわかりやすく書く目的を明確にしておきましょう。

参加者の共通理解を作るため

わかりやすい議事録を書く目的の一つは、会議に参加した全員が同じ認識を持てる状態を作ることです。

会議中は、立場や役割によって気になるポイントが異なるため、各自が受け取る情報のニュアンスに差が生まれがちです。議事録が整理されていれば、誰が読んでも内容を正しく把握でき、認識のズレが発生しにくくなります。

結果として、プロジェクトの進行やチーム間の連携がスムーズになり、後から「言った・言わない」といった不要なトラブルも防ぐことができます。

会話内容を効率的に振り返るため

議事録がわかりやすくまとめられていると、会議後の振り返りや情報共有が圧倒的にスムーズです。

会話ベースの内容は時間が経つほど曖昧になりますが、要点が整理された議事録があれば、重要な議論の流れや決定事項を短時間で確認できます。また、欠席者への共有や別チームとの連携時にも、内容を一から説明する手間が省け、業務効率が高まります。

必要な情報をすぐに取り出せる資料として機能する点こそ、わかりやすい議事録の大きな役割の一つです。

意思決定の精度を高めるため

議事録は、会議で検討された論点や判断材料を整理し、意思決定に必要な情報を明確化するための重要な記録です。

内容がわかりやすいほど、後から判断の背景を確認しやすくなり、曖昧な情報に基づく誤った意思決定を防げます。また、次の会議や確認の場でも、前回の判断を正確に前提として議論を進められるため、無駄なやり取りや再確認の時間を削減できます。

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2025.11.04

わかりやすい議事録を書くための事前準備

議事録をわかりやすくまとめるには、事前のちょっとした準備が大きな差を生みます。何を記録すべきか、誰が参加するのか、フォーマットはどうするかといった工夫が、後の効率と質を大きく左右しますので、しっかり押さえておきましょう。

会議の目的を明確にする

わかりやすい議事録を作成するためには、会議の目的を事前に明確にしておくことが欠かせません。

目的が曖昧なまま議事録をとると、どの情報を重点的に記録すべきか判断できず、重要度の低い内容まで書き込んでしまい、伝わりにくい記録になりがちです。逆に、目的が明確であれば議論の方向性を捉えやすく、決定事項・課題・次のアクションなど、押さえるべき要点が明確になります。

また、会議参加者間でも共通の認識が生まれ、議論自体も整理されるため、議事録の精度にも良い影響を与えます。

議事録のフォーマットを統一する

議事録をわかりやすくまとめるには、あらかじめフォーマットを統一しておくことが効果的です。

書き方がバラバラだと、読み手が内容を理解するまでに余計な時間がかかり、情報の見落としも起きやすくなります。日付・参加者・議題・決定事項など、最低限必要な項目をテンプレート化しておけば、会議ごとに同じ構成で記録でき、読み手が欲しい情報にすぐアクセスできます。

また、作成側も形式に迷うことがなく、内容整理に集中できるため、結果として議事録全体の質とスピードが向上するでしょう。

参加者や必要資料を事前に把握しておく

わかりやすい議事録を作るためには、会議に関わる参加者や必要資料を事前に把握しておくことも欠かせません。

誰が参加するのか、どの資料が議題に関連しているのかを理解しておくことで、発言者の背景や意図を掴みやすくなり、記録の精度が格段に上がります。また、資料の内容に目を通しておけば、会議中に「理解しながら書く」負荷が減り、議論の核心部分に集中できます。

わかりやすい議事録の書き方・まとめ方のコツ

書き方・まとめ方のコツを知っているかどうかで、議事録の見やすさは劇的に変わるものです。ちょっとした工夫で読む人がぐっと理解しやすくなりますので、会話形式・要約形式それぞれの議事録のコツを見ていきましょう。

【会話形式】議事録の書き方・まとめ方のコツ

発言者ごとに会話を記録する

会議の発言を誰が話したものか明確に記録することで、責任範囲や意図が把握しやすくなります。後で読み返す際にも議論の流れがわかりやすくなり、複数の立場からの意見が整理されます。

役職や担当も併記しておくと、より効果的でしょう。

【書き方の例】

佐藤（営業）「今月の数字は好調なので追加施策を検討したいです。」
田中（企画）「では、予算案を次回までに準備します。」

意図を損なわない範囲で要約する

会話をそのまま書き起こすと長くなりがちなので、ポイントを押さえて要約し、核心部分を簡潔に残すことが重要です。ただし、短くしすぎてニュアンスが変わらないよう注意が必要です。

発言の背景が伝わる表現でまとめようにしましょう。

【書き方の例】

元の発言：「えっと…資料の5ページなんですけど、言いにくいんですが、ミスがあって…」
要約：「資料5ページに誤記があるため修正が必要と指摘。」

流れに沿った時系列でまとめる

会議の流れに沿って時系列で記録することで、議論の展開を追いやすくなります。「なぜその結論に至ったのか」が理解しやすく、前後関係の把握にも役立つでしょう。

テーマが前後した場合も、基本は流れを維持するのが理想です。

【書き方の例】

1.鈴木「現行フローは工数がかかっています。」
2.山田「代替ツールを試す価値がありそうです。」
3.結論：来週までに候補ツールを比較検討する。

重要な発言は小見出しで強調する

会話形式は情報量が多くなるため、重要な発言や決定事項は小見出しで強調し、読み手がすぐに把握できるようにします。これにより、内容が埋もれず、議事録全体の視認性も向上します。

【書き方の例】

■決定事項
新キャンペーンの開始日を「5月1日」に確定
■重要な指摘
在庫不足のリスクがあるため、追加発注を検討する

【要約形式】議事録の書き方・まとめ方のコツ

結論→理由→補足の順で整理する

要約形式の議事録では、情報を整理する順序が理解のしやすさに直結するものです。まず結論を示し、次にその理由を簡潔にまとめ、最後に補足情報を付け加えることで、読み手が一目で要点を把握できます。

長文になりがちな説明も、構成を統一するだけでスムーズに読める議事録になります。

【書き方の例】

結論：5月1日から新キャンペーンを開始する。
理由：季節商戦の需要が高まるため。
補足：初回のメール配信は4月28日を予定。

決定事項と未決事項を明確に区分する

議事録では、決定した内容とまだ検討中の事項を明確に区分することで、アクションやフォローがしやすくなります。曖昧なまま記録すると、読み手が混乱したり、再確認の手間が増えるため注意が必要です。

決定事項は太字や見出しで強調し、未決事項は「検討中」「保留」と明記すると、後からの確認もスムーズです。

【書き方の例】

決定事項：予算案は来週までに確定する。
未決事項：広告媒体の選定は次回会議で決定。

箇条書きを基本にして短くい文章で整える

要点を短く整理するには、文章を長く書かず、箇条書きを使うことが効果的です。文章の体裁を統一することで視認性が高まり、重要ポイントを一目で確認できます。

また、箇条書きにする際は「誰が・何を・いつまでに」といった必要情報を含めると、読み手が具体的に行動に移しやすくなります。文章量を抑えるだけで、議事録の読みやすさが大幅に向上するでしょう。

【書き方の例】

新キャンペーン開始：5月1日
初回メール配信：4月28日
予算案提出：次回会議まで

数値や日付、固有名詞など客観情報を中心にまとめる

議事録では、主観的な表現よりも、具体的な数値や日付、固有名詞など客観的な情報を中心に記録することが重要です。こうすることで、読み手が事実として正確に判断でき、再確認や共有がスムーズになります。

特に要約形式では簡潔さを優先するため、具体的情報だけを取り出す習慣をつけると議事録の精度が向上するでしょう。

【書き方の例】

販売目標：月間1,200個
会議日：4月20日
担当者：佐藤（営業）、田中（企画）

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2025.10.28

わかりやすい議事録のフォーマット・例文

議事録のフォーマットを作成し、テンプレート化しておくと、作成の迷いや時間を大きく削減可能です。どのような項目を追加しておくべきか迷った際は、ぜひ参考にしてください。

わかりやすい議事録に必要な基本項目

議事録をわかりやすく作るためには、以下の基本項目を押さえることが大切です。

項目	内容
議題	話し合うテーマやトピック
日付	話し合いが行われた日付
参加者	出席したメンバーの氏名・役職
決定事項	確定した内容や判断
保留事項	今後検討が必要な事項
タスク	誰が・いつまでに行うかを明確にしたアクション
次回の開催日時	次回の会議を開催する日付

議題や日付、参加者を明記することで会議の前提情報が整理され、決定事項や保留事項、タスクを整理することで、読み手が会議内容を一目で把握できるようになります。自社の会議や面談などで活用する際は、必要に応じて項目追加等カスタマイズしてご利用ください。

記入例

項目	内容
議題	新商品キャンペーンの進行状況確認
日付	2025年11月3日
参加者	佐藤（営業）、田中（企画）
決定事項	キャンペーン開始日を12月1日に決定
保留事項	広告媒体の選定は次回会議で決定
タスク	田中：予算案提出（11月12日） 鈴木：広告候補リスト作成（11月10日）
次回の開催日時	2025年11月20日

わかりにくい議事録になってしまう4つの原因

せっかく作った議事録がなぜわかりにくくなってしまうのか、原因を知って置くことも重要です。わかりにくい議事録になってしまう原因として、特に多いものについて見ていきましょう。

1.会話に集中してメモが追いついてない

会議中、発言内容や議論の流れに集中するあまり、メモが追いつかず抜け漏れが発生してしまうことも珍しくありません。重要な議論や決定事項を記録できないまま会議が終わると、後で内容を整理する際に手間が増え、議事録の精度が低下します。

これを防ぐには、事前にフォーマットを準備しておくことや、要点のみを簡潔に記録する習慣を身につけることが効果的です。必要に応じて録音や議事補助ツールを併用するのも有効です。

2.発言内容をそのまま文字起こししている

発言を一言一句書き起こそうとすると、議事録が長くなりすぎて読み手が理解しにくくなります。全ての言葉を記録する必要はなく、重要なポイントや意思決定に直結する内容に絞ることが大切です。

要約する際は、発言の意図を損なわないように注意しつつ、冗長な部分や繰り返しは省略しましょう。

3.専門用語や長文を多用している

議事録に専門用語や長文を多く使うと、会議に参加していない人や異なる部署のメンバーにとって理解が難しくなります。読み手に配慮し、必要な情報を平易な言葉で簡潔にまとめることが重要です。

数字や固有名詞など客観的な情報を中心に整理すると、長文を減らしても内容が正確に伝わります。読みやすさを意識するだけで、議事録の実用性が大きく向上します。

4.発言者や決定事項が不明確になっている

誰の発言か、どの事項が決定されたのかが不明確な議事録は、読み手に混乱を与えやすく、後で確認する際にも手間がかかります。発言者名や役職を明記し、決定事項やタスクを区別して整理することが重要です。

また、重要なポイントは箇条書きや見出しで強調することで、読み手が一目で理解でき、後続のアクションもスムーズに行えます。情報の整理が不十分なままでは、議事録の価値が下がってしまいます。

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まとめ

本記事では、わかりやすい議事録の書き方・まとめ方について解説しました。

議事録は単なる記録ではなく、チームの意思決定や行動をスムーズにする重要なツールです。わかりやすい議事録を作るには、目的を明確にし、事前準備を整え、書き方やフォーマットの工夫を取り入れること欠かせません。

反対に、会話の追記漏れや長文、専門用語の多用は読みにくさを招きます。本記事のポイントを参考に、今日から実務で使える議事録作成を意識すれば、共有も振り返りも効率的になり、チーム全体の生産性向上につながります。