契約更新面談の進め方は？パートや派遣社員への質問例・注意点も解説

契約社員や派遣社員、パートスタッフなど、有期契約で働く人材にとって、契約更新面談は働き続けるかどうかを左右する重要な場面です。しかし、企業側の担当者にとっては「どのように進めれば良い？」「何を聞くべき？」と迷うことも少なくありません。

本記事では、実務で活かせる契約更新面談の進め方について解説しています。契約更新面談の注意点や質問例も紹介していますので、ぜひお役立てください。

契約更新面談とは？

契約更新面談とは、企業が有期契約で働く従業員（パート・アルバイト・派遣社員・契約社員など）に対して、契約期間満了のタイミングで継続の意思確認や就業状況の振り返りを行う面談のことです。

企業側の一方的な通知ではなく、双方の意向をすり合わせる重要な場として設けられます。面談の内容は、これまでの勤務状況や職場の課題、将来的な働き方の希望、条件面の確認などが中心となります。

また、更新の有無だけでなく、改善点や要望を共有する機会として活用することで、従業員の定着やモチベーション向上にもつながるでしょう。

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2025.04.30

契約更新面談の目的

契約更新面談は、単に契約を続けるかどうかを確認するだけの場ではありません。どのような目的のうえで実施される面談なのか、詳しく見ていきましょう。

契約継続の意思確認

契約更新面談の最も基本的な目的は、従業員本人が契約を継続する意思があるかどうかを確認することです。

企業側の考えだけで判断するのではなく、本人の希望を丁寧に聞き取る姿勢が求められます。たとえば、今後も同じ条件で働き続けたいのか、働き方を変更したいのか、あるいは契約満了で退職を希望するのかを面談の中で明確にします。

契約条件の調整

契約更新面談は、労働条件を見直し必要に応じて調整する重要な機会でもあります。

具体的には、勤務時間やシフト、業務内容、給与や各種手当など、就業に関わる条件を現状に合わせて再設定できます。業務量の変化や職場環境の改善に伴い、従業員の負担が増減している場合も、契約更新面談を通して適切な調整を行うことが双方の納得感につながるでしょう。

就業状況の振り返り

契約更新面談では、これまでの勤務状況を振り返ることも大切です。成果や成長した点、課題として残っている点を双方で確認し、今後の働き方に生かす視点で対話を進めます。

一方的な評価ではなく、本人の意見や感じている課題を引き出すことで、改善策やサポートの方向性が明確になります。また、感謝や評価を言葉にすることで、従業員のモチベーションアップにも効果が期待できるでしょう。

契約更新面談の基本的な内容・進め方

実務で活かせる、契約更新面談の基本的な進め方について解説します。感覚的に進めるのではなく、プロセスを整理しておくことで、スムーズな進行が可能になるでしょう。

1.事前準備

契約更新面談を円滑に進めるためには、事前準備が欠かせません。

対象となる従業員の勤務実績や評価資料、勤怠状況、業務量の変化などを事前に確認しておくことで、面談中の議論が具体的なものになります。必要に応じて事前アンケートを実施し、本人の希望や課題を先に把握しておくのも効果的です。

適切な準備を行うことで、契約更新面談の目的が明確になり、スムーズに進行できる土台が整います。

2.現状のヒアリング

契約更新面談の冒頭では、従業員の現状や感じている課題を丁寧にヒアリングすることが重要です。

業務への満足度、働きやすさ、人間関係やシフト・業務量に関する悩みなどをオープンに話してもらうことで、改善すべきポイントが見えやすくなります。質問は一方的に行うのではなく、相手の話を引き出す姿勢が求められます。

3.企業側からのフィードバック

従業員の意見を聞いた後は、企業側からこれまでの勤務実績に基づくフィードバックを伝えましょう。

成果や貢献したポイントを肯定的に伝えることで、日頃の働きを評価している姿勢を示すことができます。また、課題や改善点がある場合は、頭ごなしに指摘するのではなく、具体的な事例や背景を説明し、今後の成長につながる観点で伝えることが大切です。

4.契約更新の提案と条件のすり合わせ

フィードバックの共有を踏まえ、契約更新の可否や条件について話し合います。

更新を希望する場合は、契約期間、勤務時間、給与、担当業務など、具体的な条件を明確にします。業務内容の変化や組織の状況により調整が必要な場合は、その理由を丁寧に説明し、双方が納得できる形を模索しましょう。

一方で、本人が退職を希望する場合や、企業側から更新を行わない決定を伝える場合は、誠意を持って説明し、次のステップについてフォロー体制を案内することが欠かせません。

5.今後の方針確認

契約更新面談の最後には、話し合いで合意した内容を整理し、今後の方針を明確しておくことが大切です。

契約更新を行う場合は、手続きの流れやスケジュール、必要書類などを提示し、認識の相違が起きないよう確認します。終了後は記録を残し、関係部署と共有することでスムーズな運用が可能になります。

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2025.03.03

契約更新面談で聞くことは？質問例

契約更新面談を有意義な時間にするには、適切な質問で本音を引き出すことが欠かせません。カテゴリ別で質問例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

現在の業務状況関する質問

契約更新面談では、まず現在の業務状況について確認することが重要です。業務量や担当範囲が適切かどうか、無理なく働けているかを把握することで、改善すべき点やサポートの必要性が明確になります。

また、仕事に対する満足度ややりがいについて直接聞くことで、従業員のモチベーションや今後の展望を把握でき、契約更新の判断にも役立ちます。

人間関係に関する質問

働き続けられるかどうかに大きな影響を与えるのが、職場の人間関係です。契約更新面談は、これまでの成果や成長について振り返り、スキル向上の機会を確認する場でもあります。どの業務が得意か、どの業務に苦手意識があるかを把握することで、担当業務の再設計や教育支援の計画に役立ちます。評価を一方的に伝えるだけでなく、本人の感覚も聞き取ることは、納得度の高いフィードバックにつながります。

契約更新面談では、ストレスの有無や悩みを率直に話してもらえる雰囲気づくりが大切です。人間関係に課題がある場合、配置調整や役割の見直しなど、早期の対処によって定着率向上が期待できるでしょう。

スキル面の振り返りに関する質問

契約更新面談は、これまでの成果や成長について振り返り、スキル向上の機会を確認する場でもあります。どの業務が得意か、どの業務に苦手意識があるかを把握することで、担当業務の再設計や教育支援の計画に役立ちます。

評価を一方的に伝えるだけでなく、本人の感覚も聞き取ることは、納得度の高いフィードバックにつながるのです。

希望条件に関する質問

勤務時間やシフト、給与、担当業務など、働き方の希望を確認することで契約更新後のミスマッチを防ぎます。ライフスタイルの変化により働き方を調整したいケースもあるため、現状と希望を丁寧にすり合わせることが重要です。

契約更新の意思確認に関する質問

面談の最終段階では、契約更新の希望について明確に確認します。

更新を希望するのか、条件次第なのか、または退職意向があるのかを丁寧に聞き取ることが大切です。意思の確認を曖昧にしたまま進めると、手続きの混乱やトラブルにつながる可能性があるため注意しましょう。

契約更新面談を実施する際の注意点

契約更新面談は、進め方によっては従業員に不安や不信感を与える可能性もあります。誠実で透明性の高い対応をするためにも、以下のポイントをしっかり押さえておきましょう。

一方的な判断や圧力にならないよう配慮する

契約更新面談は、企業側が一方的に結論を押し付ける場ではなく、従業員と対話を通して相互理解を深める機会です。

特に、更新の可否や条件変更の話は、相手が心理的な負担を感じやすいため、威圧的な態度や強制的な表現は避ける必要があります。丁寧な説明と質問、選択肢を提示しながら、本人の意向を尊重する姿勢が重要です。

圧力を感じさせない面談は、従業員の信頼感を高め、トラブル防止や働き続けたいという意欲にもつながります。

評価や条件変更の根拠を明確に示す

契約更新において、条件の変更や評価のフィードバックを行う場合は、その根拠を明確に伝えることが重要です。

「会社の方針だから」といった曖昧な説明では不信感を抱かせ、納得感が得られません。具体的な勤務実績や勤怠、業務内容の変化など、客観的な情報を示しながら説明することで、透明性の高い対話が可能になります。

根拠を示すことは、従業員の成長や改善の方向性を共有するうえでも役立ち、信頼関係の構築につながります。

適切な記録を徹底する

契約更新面談の内容は、後の手続きやトラブル防止のために正確に記録することが欠かせません。

口頭だけの確認では、認識の食い違いや説明不足による誤解が生じる可能性があります。面談内容、合意事項、次のステップ、改善点などを整理した記録を残し、必要に応じて本人へ共有することで、透明性を確保できます。

また、記録は複数担当者が関わる場合の情報共有にも役立ち、スムーズな運用につながるでしょう。

更新しない場合のフォロー体制を整える

契約を更新しない判断を伝える場合は、特に丁寧な対応が求められます。

感情的な受け止めやトラブルを防ぐためにも、理由を明確に説明し、誠実な姿勢で向き合うことが重要です。また、退職後の支援として、引き継ぎ計画や再就職の案内、必要に応じたサポート体制を用意することで、最後まで責任ある対応ができます。

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まとめ

本記事では、実務で活かせる契約更新面談の進め方について解説しました。

契約更新面談は、単なる手続きのための場ではなく、従業員と企業の相互理解を深め、働きやすい環境を整える重要なコミュニケーションの機会です。事前準備を整え、丁寧なヒアリングやフィードバックを行うことで、更新判断の材料が明確になり、双方が納得のいく合意形成につながります。

また、質問の仕方や伝え方ひとつで信頼関係は大きく変わります。ポイントを押さえた面談運用は、定着率向上や職場改善にも直結します。本記事の内容を参考に、より実りある契約更新面談を実施しましょう。