問題社員との面談時の注意点｜NG対応や改善しない場合の対応方針も解説

勤務態度や成果、対人関係などに課題がある問題社員がいる場合、まず面談形式で指導や聞き取りを行います。しかし、問題社員と面談をする際に対応を誤ってしまうと、逆効果になってしまうケースも少なくありません。

本記事では、問題社員との面談時の注意点についてまとめました。問題社員のタイプ別特徴をはじめ、面談前に欠かせない準備、NG対応例、改善しない場合の対応方針の例も解説しています。

問題社員との面談時における注意点をしっかり押さえて、トラブルの未然防止と職場環境の改善を目指しましょう。

問題社員とは？タイプ別特徴

問題社員とは、組織のルールや業務遂行に継続的な支障をきたし、周囲にも悪影響を及ぼす行動や状態が見られる社員を指します。その原因やパターンは多岐にわたり、単なる扱いにくさではなく、業務やチームに具体的なマイナス影響が生じているかが判断基準となります。

適切な面談方法や改善支援につなげるため、まずは問題のタイプについて詳しく見ていきましょう。

勤務態度に問題がある社員

勤務態度に問題がある社員は、遅刻・早退・無断欠勤といった基本的な勤務ルールの逸脱が目立つタイプです。これらの行動は業務の生産性を下げるだけでなく、周囲の士気にも悪影響を与えます。

その背景には、仕事への意識の低さ、生活リズムの乱れ、業務量の過多、メンタル不調など複数の要因が潜んでいる場合もあります。表面的な行動だけを叱責するのではなく、事実を確認しつつ「なぜ続くのか」を丁寧に把握することが重要です。

成果が著しく不足している社員

成果不足が顕著な社員は、ミスが多い、納期に遅れる、求められる基準を満たせないなど、パフォーマンスの低下が明確に見られます。本人の努力不足と決めつける前に、業務理解の不足、スキルの不一致、指示の曖昧さ、教育不足など、組織側の要因も含めて確認することが大切です。

特に目的を理解していない場合、成果に結びつかない行動を続けてしまうこともあります。改善のためには、期待値を明確にし、段階的な目標設定とフォローが欠かせません。

対人トラブルを起こす社員

対人トラブルを起こす社員は、上司や同僚との衝突、コミュニケーションの乱れ、ハラスメントにつながる言動などが見られるタイプです。本人に悪意がなくても、態度の強さや言葉の選び方が原因で摩擦が生じているケースも少なくありません。

周囲からの不満が蓄積すると職場全体の雰囲気が悪化し、離職や生産性低下にもつながります。面談では、具体的な事例をもとに本人の認識とのギャップを確認し、行動改善の必要性を丁寧に伝えることが求められるでしょう。

問題社員との面談が重要な3つの理由

問題社員との面談の重要性を把握することは、効果的な対応の第一歩です。なぜ面談を行うことが欠かせないのか、理由を詳しく見ていきましょう。

1.問題の早期発見とエスカレート防止

問題社員との面談は、職場トラブルの芽を早いうちに見つけ、深刻化を防ぐために欠かせません。遅刻やミス、態度の変化などの小さな兆候も、放置すれば周囲の不満や業務停滞につながり、組織全体に影響を及ぼします。

面談を定期的に行うことで、表面的な行動だけでなく背景にある原因を把握し、必要な支援や調整を早期に行えます。

2.本人の行動改善のきっかけを作る

面談は、問題社員が現状を客観的に認識し、行動を改めるきっかけをつくる重要な場です。本人が自分の行動の問題点や周囲への影響に気づいていないケースは多く、面談を通して事実を丁寧に伝えることで、改善すべき点が明確になります。

また、上司や人事から期待される役割や具体的な改善目標を示すことで、本人は「何をどう直せば良いのか」を理解できます。対話を通じた納得感は、行動変容の大きな推進力になるものです。

3.トラブル時のリスク回避

問題社員との面談は、企業がトラブル発生時のリスクを回避するためにも重要です。ハラスメント、業務不履行、評価不満などの問題が後に大きなトラブルに発展した場合、企業側が適切な指導や改善支援を行っていたかが問われます。

面談内容を記録し、指導の経緯を残しておくことで、法的リスクや不当評価の訴えから会社を守る根拠になります。また、客観的な手順に基づいた対応は、社員への公平性と透明性を保つことにもつながるでしょう。

問題社員との面談時の注意点とNG対応例

問題社員との面談は改善のための場ですが、伝え方や進め方を誤ると逆効果になることがあります。注意点や避けるべきNG対応を事前に把握することで、本人に納得感を持たせながら建設的な話し合いを進められますので、ぜひ参考にしてください。

感情的な指摘を避けて事実ベースで話す

問題社員との面談では、上司側の不満が積み重なり、つい感情的な表現になってしまうこともあるでしょう。しかし、感情をぶつけると相手が防御的になり、建設的な対話が困難になります。

重要なのは「あなたはだらしない」といった人格批判ではなく、「今月は遅刻が5回あり、業務に支障が出ている」のように、事実と影響を客観的に伝えることです。事実ベースの指摘は本人が状況を正しく受け止めやすく、改善に向けた認識のズレも最小限に抑えられます。

NG対応例

• 「あなたはいつもだらしない！」と人格を攻撃する
• 怒声や威圧的な態度で一方的に叱る
• 過去の失敗を繰り返し持ち出す

一方的な決めつけをしない

問題社員との面談では、上司が一方的に「あなたが悪い」と決めつけてしまうと、相手の反発や不信感を招き、改善は遠のきます。多くの場合、本人には本人なりの事情や認識があり、事実とのギャップが生じています。

まずは「どう感じているか」「なぜそうしたのか」と意見や背景を丁寧に確認することで、改善の糸口が見えることがあります。対話姿勢を持つことで、相手が自ら問題に向き合う意欲を引き出せる点も重要です。

NG対応例

• 最初から改善する気がないと判断する
• 本人の言い分を聞かずに結論を押し付ける
• 状況確認をせず憶測で責める

改善点と期待する行動を明確に示す

面談後に「結局、何を改善すれば良いのか分からない」と本人が感じてしまっては効果がありません。問題社員との面談では、改善するべき具体的な行動や基準を明確に示すことが必要です。

「もっとしっかりしてほしい」では曖昧すぎるため、「出社時間を守る」「報告は毎日17時までに提出」など、測定可能な行動レベルまで落とし込みましょう。明確な期待値は本人の行動指針となり、成果の確認や評価基準にもなります。

NG対応例

• 「もっと頑張って」と抽象的な指示だけで終わらせる
• 改善の優先順位や期限を示さず漠然と伝える
• 行動レベルまで具体化せずに指導する

指導の根拠となる基準を示す

改善を求める際には、「なぜその行動が問題なのか」を説明できることが欠かせません。就業規則や行動指針、業務マニュアルなど、企業が定めたルールを根拠として示すことで、指摘が個人的な感情や好みではなく、公平な基準に基づいていることが伝わります。

根拠が曖昧なまま改善を求めると、本人が納得できず、トラブル発生時にも不利になるため要注意です。基準を共有することで、本人の認識と組織の期待値のズレを明確にし、改善に向けた合理的な対話が可能になります。

NG対応例

• 「ルールだから」という一言だけで納得させようとする
• 基準を示さずに「感覚的にダメ」と伝える
• 社内規定を確認せず独断で指摘する

記録を残して後日のトラブルに備える

問題社員との面談は、内容や経緯を必ず記録として残すことが重要です。改善指導に関するメモや議事録などの履歴は、後にトラブルが起きた際の大きな防御になります。

特にハラスメントや評価トラブル、懲戒処分などに発展した場合、会社が適切な手順を踏んでいたかどうかが問われます。記録があることで、組織としての正当性を示しやすくなるだけでなく、本人の改善状況を客観的に確認する材料にもなるのです。

NG対応例

• 面談内容をメモせず口頭だけで終わらせる
• 指導経過を整理せず、その場限りのやり取りで終わる
• 記録しても抽象的で具体性がない状態

プライバシーに配慮する

問題社員との面談では、必ずプライバシーに配慮しましょう。周囲の社員が見ている前で注意すると、本人は恥をかき防御的になり、改善意欲が低下してしまいます。

また、他の社員の士気や職場の雰囲気にも悪影響を与える可能性があります。プライバシーを守ることで、本人が安心して話せる環境を作り、建設的な改善につなげることができるのです。

NG対応例

• 他の社員がいる前で叱責して恥をかかせる
• 会議やランチなど公の場で注意する
• 無関係の社員に情報を漏らす

問題社員と面談する前の準備

問題社員との面談を成功させるには、事前準備が欠かせません。準備を怠ると話が感情的になったり、改善目標が曖昧になったりして、面談の効果が薄れてしまいます。

計画的に準備することで、本人に納得感を持たせつつ、組織としてもリスクを最小化できます。

問題社員と面談しても改善しない場合の対応方針

問題社員との面談後に行動改善が見られない場合、組織として次の対応を検討する必要があります。どのような対応が望ましいのか、具体例を見ていきましょう。

段階的な指導とフォローアップの実施

面談後に改善が見られない場合でも、段階的な指導とフォローアップを徹底することが重要です。一度の注意や指導で改善が難しい場合も多いため、定期的な面談や進捗確認を行うことで、本人が課題を理解しやすくなります。

段階的に対応することで、本人に改善の機会を与えつつ、組織としても合理的で透明性のある指導を行うことが可能です。

配置転換で改善の機会を与える

業務内容や職場環境が原因で問題行動が続く場合、配置転換や役割の調整が有効なケースがあります。本人の適性や得意分野に合った業務に変更することで、成果や態度の改善につながる可能性もゼロではありません。

ただし、配置転換は一時的な措置であり、根本原因の把握と面談による指導は継続する必要があります。組織として合理的な配慮を行うことで、最終的な制度対応に進む前にチャンスを与えることができます。

懲戒処分など制度的対応を検討

指導を重ねても改善が見られない場合には、懲戒処分などの制度的対応を検討する必要があります。遅刻や無断欠勤、業務上の重大なミスやハラスメント行為など、社内規定に違反する行動には懲戒の可能性が伴います。

面談記録や指導経過をもとに、処分の妥当性や手順を確認することが重要です。適切な制度対応は、社員への公平性を保つだけでなく、組織としての法的リスクを最小化するためにも欠かせません。

退職勧奨や契約解除を含む最終手段の判断

面談や制度的対応を経ても改善が見られない場合、退職勧奨や契約解除といった最終手段を検討する必要があります。ただし、強制的に進めるのではなく、本人との話し合いや退職条件の提示など、適法かつ公正な手順を踏むことが重要です。

最終手段は、組織の業務継続性や他の社員への影響を考慮しながら、法的リスクを避けるための慎重な判断が求められます。事前に記録や証拠を整えておくことも欠かせません。

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まとめ

本記事では、問題社員との面談時の注意点についてまとめました。

問題社員への対応は、単に叱責するだけではなく、組織全体の健全性や法的リスクを考慮した計画的なアプローチが必要です。まずは問題の種類や背景を正しく把握し、面談を通して改善の方向性を明確にすることが大切です。

面談では、事実ベースで冷静に伝え、具体的な改善目標を示しつつ、プライバシーを守ることがポイントになります。改善が見られない場合は、段階的指導、配置転換、懲戒処分、最終的には退職勧奨など、状況に応じた対応方針を検討します。

本記事を参考に、問題社員への適切な面談と対応を実践することで、職場全体のパフォーマンスと働きやすさを維持できるでしょう。