人事データベースの作り方は？DBの必要項目や設計方法、メリットを解説

人事データベースの活用は、データドリブンな人事戦略に欠かせない要素です。

本記事では、人事データベースの必要項目や作り方のポイントについて解説しています。人事データベースを構築するメリットやシステムの選び方のポイントについても紹介していますので、ぜひお役立てください。

人事データベースとは？

まずは人事データベースの意味や必要とされる背景について、詳しく見ていきましょう。

人事データベース=従業員の人事情報を蓄積したデータ群

人事データベースとは、企業や組織における従業員に関する人事情報を蓄積したデータ群のことです。人事データベースには従業員の年齢や雇用形態をはじめ、勤務履歴やスキル、人事評価の記録なども含まれます。

「社員データベース」「従業員データベース」とも呼ばれ、近年ではクラウド型やオンプレミス型など、データベースの設置形態やソリューションも多様化しており、組織の規模やニーズに応じて柔軟に選択することができます。

人事データベースが必要とされる背景

労働市場の変化や法令遵守の重要性が高まる近年、人事管理の複雑さが増しています。このような状況で、手作業による情報管理や分散したデータ管理では限界があると考えられるでしょう。

例えば、迅速な意思決定を求められる場面で、必要なデータが散逸していると対応が遅れるリスクがあります。また、労働関連の法規制が厳格化する中で、従業員の勤務記録や雇用契約内容を正確に管理する必要性が高まっています。

さらに、デジタルトランスフォーメーションの進展により、データを活用した経営戦略や人材マネジメントが求められるようになっているのが現状です。これらの背景から、人事データベースの導入は、効率的かつ効果的な人事管理を実現するための重要な手段となっています。

人事データベースを管理するメリット

人事データベースを構築することで、組織が持続的な成長を遂げるうえで様々なメリットをもたらします。具体的なメリットとしては、以下の4つが挙げられるでしょう。

業務効率化と生産性向上

人事データベースを活用することで、煩雑な手作業が削減され、業務効率が大幅に向上します。

例えば、従業員データの検索や更新が迅速に行えるため、書類作成や問い合わせ対応にかかる時間を短縮できます。また、データの一元管理により、各部署間での情報共有がスムーズに進むため、重複作業やデータの不整合が減少するでしょう。

業務の効率化が実現することで、管理者はより戦略的な業務にリソースを集中させることが可能になります。

正確なデータ管理による法令遵守の強化

労働関連法規が厳格化する中で、法令を遵守するためには正確なデータ管理が欠かせません。

人事データベースを利用することで、従業員の勤務時間や休暇取得状況、雇用契約内容を正確に記録・管理できます。また、自動通知機能を持つ人事データベースシステムがあると、法定手続きや必要書類の提出期限を逃すリスクを軽減することが可能です。

企業はコンプライアンス違反による罰則や信用低下のリスクを防ぐことができ、安全かつ信頼性の高い運営を実現できるでしょう。

戦略的な人材活用の実現

人事データベースに蓄積された情報を分析することで、組織の現状を正確に把握し、戦略的な人材配置が可能になります。

例えば、従業員のスキルや経験をデータとして管理することで、適材適所の人材配置を迅速に行うことが可能です。また、育成プランやキャリアパスの設計に役立てることができ、従業員のモチベーション向上にも寄与します。

データ分析を活用した意思決定の迅速化

人事データベースを活用すると、大量のデータを効率的に分析し、経営や人事に関する意思決定を迅速に行うことが可能です。

例えば、離職率の分析や従業員満足度の評価を行い、早期に課題を特定できます。また、データに基づいた根拠のある意思決定を行うことで、経営の透明性が向上し、信頼性のある施策を実施できます。

人事データベースの活用は、企業全体の競争力の強化に寄与します。

人事データベースの作り方とポイント

人事データベースを有効に活用するには、設計段階からいくつかのポイントを抑えておくことが重要です。ただ人事データを羅列するだけでは期待していた効果が得られない場合がありますので、以下のポイントを抑えておきましょう。

1.目的と要件の明確化

人事データベースを構築する最初のステップは、導入目的と要件を明確にすることです。

例えば、「従業員情報の効率的な管理」や「法令遵守の強化」、「データ分析を通じた経営支援」など、データベースを利用する具体的な目的を設定します。次に、目標達成のために必要な機能やスケールを明確化し、運用コストや社内リソースと照らし合わせながら計画を立案します。

目的と要件の明確化が、後続のステップを円滑に進める鍵となるのです。

2.必要なデータ項目の選定

人事データベースで管理する情報を具体的に決定します。

基本データ（氏名、連絡先、雇用形態など）に加えて、給与データ、勤務履歴、スキル、評価記録など、業務上必要な項目を洗い出します。この際、現在の業務フローや法令に基づいて項目を選定することで、漏れや無駄のない管理が可能になるでしょう。

また、必要に応じて柔軟に拡張可能な設計にすることで、将来的なニーズにも対応できます。

3.システム選定と導入

データベースを運用するためのシステムを選択します。

クラウド型やオンプレミス型など、企業の規模や予算に応じて適切なソリューションを選定します。また、選定時には、導入コストや運用サポート、機能拡張性などの要素を比較検討することが重要です。

エクセルなどの表計算ソフトを活用する手段もありますが、人的ミスやセキュリティの問題があるため要注意です。

4.データ移行と運用テスト

既存の人事データを新しい人事データベースに移行するプロセスです。

この際、データの正確性を確認し、不足している情報を補完します。さらに、システムが正しく動作するかを運用テストで確認します。

テストの結果を基に問題点を修正し、最終的なシステムの安定稼働を目指しましょう。

人事データベースの必要項目

人事データベースの必要項目は多岐にわたり、業界や業種によって異なるものです。その中でも、必須項目となる基本項目をご紹介しますので、自社に必要な情報と合わせてカスタマイズしてください。

基本データ

基本データはすべての従業員に共通する基礎情報であり、人事データベースの中心となる項目です。

基本データは、連絡手段や従業員管理に欠かせない情報であり、正確かつ最新の状態を保つことが重要です。また、データベースで検索やフィルタリングがしやすいよう、統一された形式で登録することが推奨されます。

雇用データ

雇用データには、従業員の雇用に関する情報が含まれます。

雇用データは、従業員の契約状況やキャリアパスを把握するために重要です。また、法的な手続きや労働条件に関する管理にも役立ちます。

待遇データ

待遇データは、従業員の収入や福利厚生に関する詳細な情報を含みます。

待遇データを正確に管理することで、給与計算や福利厚生の提供をスムーズに行うことが可能になります。

スキルデータ

スキルデータは、従業員の職務経験や能力に関する情報を包括的に記録するものです。

スキルデータは、適切な人材配置や育成計画を立てる際に役立ちます。また、スキルデータをもとにした研修の提案やキャリアパスの設計は、従業員の成長を促進し、組織全体の競争力を高める要素となります。

人事評価データ

人事評価データは、従業員の業績や行動に基づいた評価情報を記録するものです。

人事評データは、従業員のモチベーション向上や公平な評価システムの構築に役立ちます。また、評価データを活用して、リーダー候補者の選定や次世代の人材育成プログラムを設計することも可能です。

人事データベースシステムの選び方

人事データベースを自社で構築しない場合、外部のベンダーが提供する人事データベースシステムを導入することになります。どのような点に注意しながらシステムを選ぶべきか迷った際は、以下のポイントを参考にしてください。

企業規模と予算に合ったシステムを選ぶ

人事データベースシステムを選ぶ際には、まず自社の規模と予算を考慮することが重要です。

小規模企業では、コストを抑えつつ必要な機能を備えたシンプルなシステムが適しています。一方、大規模企業では、複数の部署や拠点で利用可能な拡張性や、複雑なデータ管理に対応できるシステムが求められます。

また、初期費用と運用コストを比較し、長期的なコストパフォーマンスを検討することも重要です。

必要な機能と拡張性を確認する

導入を検討するシステムが自社の業務ニーズを満たしているかを確認します。

例えば、基本的な情報管理だけでなく、給与計算や勤怠管理、タレントマネジメント、データ分析などの追加機能が必要な場合があります。将来的な事業拡大や組織変更に備え、システムが容易に拡張可能かどうかも重要なポイントです。

セキュリティ対策と法令遵守への対応

従業員データは非常に機密性の高い情報を含むため、セキュリティ対策が万全であることが必須です。

データ暗号化やアクセス制限、監査ログ機能などを備えたシステムが推奨されます。また、個人情報保護法や労働関連法規に準拠した運用が可能かどうかも重要です。

導入サポートと運用のしやすさを比較する

システムの導入から運用までをスムーズに進めるためには、提供元のサポート体制が重要です。

導入時のトレーニングや設定支援、運用中のトラブル対応など、どの程度のサポートが受けられるかを確認しましょう。また、ユーザーインターフェースの使いやすさや、日常的な操作のしやすさも選定基準となります。

現場の負担を軽減し、効率的な運用が可能なシステムを選ぶことが成功への鍵です。

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まとめ

本記事では、人事データベースの必要項目や作り方のポイントについて解説しました。

人事データベースは、単なるデータの保管場所ではなく、企業の人材戦略を支える重要な役割を果たします。正確なデータの蓄積と効率的な管理は、業務の効率化や法令遵守の強化、さらには意思決定の迅速化にも寄与します。

人事データベースを構築する際には、目的と要件の明確化から始め、必要なデータ項目を選定し、システムの導入と運用をしっかりと行うことが重要です。適切なシステム選定と運用が、企業の人材活用における大きな成果を生み出すことにつながるでしょう。