退職勧奨の上手な伝え方は？進め方やNGな言い方、理由例も解説

退職勧奨は、従業員に自主的な退職を検討してもらうための重要なコミュニケーションですが、伝え方次第でトラブルや法的リスクにつながる可能性があります。従業員にどのように伝えるべきか、迷ってしまった経験を持つ方は多いでしょう。

本記事では、退職勧奨の上手な伝え方についてまとめました。退職勧奨のよくある理由例をはじめ、NGな言い方、進め方のコツ、注意点についてもわかりやすく解説しています。

退職勧奨の伝え方で困ったことがある方は、ぜひ本記事をお役立てください。

退職勧奨とは？

退職勧奨とは、企業が従業員に対して自主的な退職を検討してもらうよう働きかける行為を指します。あくまで本人の意思による退職を前提とする点が、解雇との大きな違いです。

強要や圧力と受け取られる言動があれば、不当解雇と判断されるリスクもあります。そのため、退職勧奨は正しい知識と適切な進め方を理解したうえで、丁寧な説明と十分な配慮をもって行うことが重要です。

退職勧奨の理由例

退職勧奨は、企業側の事情や個人の適性などさまざまな理由で行われます。どのような状況が対象となるのかを理解することで、納得感のある伝え方や対応が可能になりますので、具体例を見ていきましょう。

経営上の理由

事業の統廃合や組織再編、業績悪化など、企業の経営環境の変化を背景に退職勧奨が行われるケースです。ポジション自体がなくなる、業務量が大幅に減少するなど、個人の責任とは直接関係しない点が特徴でしょう。

この場合は、経営判断としての合理性や必要性を丁寧に説明し、対象者を限定する理由も明確にすることが重要です。一方的な通告ではなく、配置転換や雇用維持の可能性を検討したうえで、選択肢の一つとして退職勧奨を提示する姿勢が求められます。

業務適性のミスマッチ

業務に必要なスキルが不足している、または本人の適性と職務内容が合っていない場合も、退職勧奨の理由となることがあります。ただし、主観的な評価だけで判断するのは危険です。

これまでの評価結果や指導履歴、改善の機会を十分に設けてきたかが重要なポイントになります。努力しても成果が出にくい状況であることを客観的に伝え、別の道を検討する選択肢として退職勧奨を行うことが望まれます。

勤務態度の問題

遅刻や欠勤の繰り返し、指示に従わない態度、周囲との協調性の欠如など、勤務態度に課題がある場合も退職勧奨の理由になり得ます。ただし、感情的な指摘や抽象的な表現はトラブルのもとになります。

具体的な事実や過去の注意・指導内容を整理し、改善を求めてきた経緯を踏まえて説明することが不可欠です。懲戒処分との違いを明確にしつつ、今後の就業継続が難しいと判断した理由を冷静に伝える姿勢が求められます。

就業継続が困難

健康上の理由や家庭の事情などにより、現在の業務を継続することが難しい場合も、退職勧奨が検討されることがあります。このケースは特に配慮が必要で、本人の状況を尊重しながら慎重に話を進めることが重要です。

無理な就業継続が本人や職場全体に悪影響を及ぼす可能性を丁寧に説明し、休職や業務軽減など他の選択肢も検討したうえで判断する姿勢が求められます。

退職勧奨の上手な言い方・伝え方

退職勧奨は伝え方次第で、相手の理解や納得度が大きく変わります。実務で使える具体的な言い方のポイントをご紹介しますので、参考にしてください。

事実と背景を冷静に伝える言い方

退職勧奨では、感情や主観を交えず、これまでの経緯や客観的事実をもとに説明することが重要です。評価や印象論に偏ると、不信感や反発を招きやすくなります。

過去の面談内容や業務状況、組織の変化など、事実として共有できる情報を整理し、なぜこの話に至ったのかを丁寧に伝えることで、相手も状況を理解しやすくなります。

本人の尊厳を尊重する伝え方

退職勧奨は、本人の価値や努力を否定するものではありません。その前提を明確に伝え、人格や能力そのものを否定しない姿勢が不可欠です。

一方的な通告や決めつけた表現を避け、あくまで「選択肢の提示」であることを強調することで、相手の尊厳を守り、冷静な話し合いにつなげることができます。

将来を前向きに捉えた言い方

退職勧奨はネガティブな印象を持たれやすいため、今後のキャリアや可能性に目を向けた伝え方が重要です。

現在の職場での継続が最適でない場合でも、本人にとって別の環境の方が力を発揮できる可能性があることを示すことで、前向きな検討につながります。

会社としての判断基準を示す言い方

退職勧奨が個人的な判断ではなく、会社としての基準や方針に基づくものであることを明確にすることも重要です。

判断基準が不明確だと、不公平感や不信感を生みやすくなります。制度やルール、経営判断としての背景を説明することで、納得感を高めることができます。

サポート姿勢を伝える言い方

退職勧奨は伝えて終わりではなく、その後のサポートまで含めて考える必要があります。

条件面の配慮や相談の機会を示すことで、心理的な負担を和らげることができます。会社としてできる支援を明確に伝えることが、冷静な話し合いにつながります。

退職勧奨のNGな言い方・伝え方

間違った伝え方は、トラブルや法的リスクにつながります。退職勧奨でやってはいけないNGな言い方と具体例を整理して解説しますので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

主観的に評価を押し付ける言い方

退職勧奨の場で、上司個人の印象や感情に基づく評価を一方的に伝えることは大きなトラブルの原因になります。「向いていない」「やる気が感じられない」といった曖昧な表現は、根拠が不明確で本人の納得を得にくく、不当な扱いだと受け取られかねません。

評価や判断を伝える際は、客観的な事実や具体的な行動、過去の指導履歴に基づく必要があります。

NGな伝え方の具体例

• 正直、あなたはこの仕事に向いていないと思います
• 全体的にやる気が感じられません
• 雰囲気的にチームに合っていないですよね

退職を決定事項のように伝える言い方

退職勧奨はあくまで本人の意思を前提とするものであり、決定事項のように伝えることは認められていません。「もう決まっている」「受け入れてもらうしかない」といった表現は、実質的な解雇と受け取られる可能性があります。

このような言い方は、心理的圧迫を与えるだけでなく、法的リスクも非常に高くなります。

NGな伝え方の具体例

• もう会社としては結論が出ています
• 退職する方向で話を進めます
• 選択肢はないと思ってください

人格そのものを否定する言い方

業務上の課題を指摘する際に、人格や人間性に踏み込んだ表現を用いることは絶対に避けなければなりません。「社会人として失格」「会社に不要な存在」といった言葉は、強い精神的苦痛を与え、パワーハラスメントと判断される可能性が高くなります。

退職勧奨は、あくまで業務や役割との適合性を話し合う場であり、個人の価値を否定する場ではありません。

NGな伝え方の具体例

• 社会人としての意識が低すぎます
• 正直、一緒に働くのは難しい人です
• 会社にとって不要な存在です

責任転嫁や脅しと受け取られる言い方

会社側の課題や判断を本人の責任にすり替えたり、圧力をかけるような言い方もNGです。「このままだと懲戒になる」「応じないなら解雇もあり得る」といった表現は、脅しと受け取られやすく、違法性を問われる恐れがあります。

恐怖心を煽る伝え方は、冷静な話し合いを妨げ、企業側に不利な結果を招きやすくなります。

NGな伝え方の具体例

• 応じないなら、次は懲戒処分になります
• あなたのせいでチームが回らなくなっています
• この話を拒否するなら、解雇も検討せざるを得ません

退職勧奨の進め方のコツ

退職勧奨を円滑に進めるには、いくつかのコツを押さえておくことが重要です。相手の納得感と心理的負担の軽減を意識した、進め方のコツを段階的に解説します。

事前準備を徹底する

退職勧奨を行う前には、対象者の業務実績や評価履歴、過去の指導内容などを整理し、客観的な事実に基づいて説明できる状態にしておくことが重要です。また、退職勧奨を行う理由や会社としての判断基準を明確にし、想定される質問や反論への対応も準備しておくと、冷静で納得感のある話し合いが可能になります。

準備不足は誤解や感情的な対立を招くリスクが高まるため、十分な事前準備が不可欠です。

話すタイミングと場所に配慮する

退職勧奨の話は、相手の心理的負担を考慮したタイミングと場所で行うことが重要です。

周囲に聞かれる環境や忙しい業務中を避け、落ち着いた個室で実施することで、冷静に話し合いができます。また、業務時間内で行うかどうかや、話を聞く側の心の準備も考慮すると良いでしょう。

環境への配慮は、相手の尊厳を守り、納得感を高めるための基本的なポイントです。

本人の意思を尊重して選択肢を提示する

退職勧奨では、あくまで本人の意思を尊重し、強制ではなく選択肢を提示することが重要です。「退職するかどうかはあなたが決めて良い」という姿勢を明確に示すことで、心理的圧迫を和らげ、前向きな話し合いにつなげられます。

必要に応じて在籍継続や配置転換などの選択肢も示すと、本人が納得して判断できる環境を作ることができます。

進め方や条件を段階的に説明する

退職勧奨の話は、流れや条件を段階的に整理して伝えることで、誤解や不安を防げます。まず退職勧奨の趣旨や理由を説明し、次に具体的な選択肢や手続きの流れ、最後にサポートや条件面の案内と順序立てることで、相手が理解しやすくなります。

段階的に説明することで、納得感と安心感を与え、冷静な意思決定を促すことができるでしょう。

退職勧奨を伝える際の注意点

退職勧奨は慎重に行う必要があり、法的リスクや心理的負担に配慮することが重要です。伝える際の注意点を整理してご紹介しますので、実務の際の参考にしてください。

威圧的な態度をとらない

退職勧奨を伝える際は、態度や表情、声のトーンにも注意が必要です。威圧的な態度や強い口調は、心理的圧迫と受け取られ、トラブルや法的リスクを招く可能性があります。

また、質問や意見が出た場合も感情的に反応せず、丁寧に応答することで、相手が冷静に意思決定できる環境を作ることができます。

伝えた内容は記録として残す

退職勧奨の話し合いでは、口頭だけで済ませず、内容を記録として残すことが重要です。日時、場所、話した内容、相手の反応などを整理して文書化しておくことで、後日の誤解やトラブル、法的問題に備えることができます。

記録はあくまで事実ベースで、簡潔にまとめることがポイントです。また、社内規程や上司への報告も兼ねて、適切に保管しておくことが望まれます。

回答期限を伝える

退職勧奨を行う際は、意思決定の期限を明確に伝えることも大切です。期限を提示することで、本人が冷静に検討し、判断する時間を確保できます。

ただし、短すぎる期間や強制的な印象を与える伝え方は避ける必要があります。期限の伝え方は「検討の目安」として示し、必要であれば相談窓口やサポート体制も併せて案内するようにしましょう。

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まとめ

本記事では、退職勧奨の上手な伝え方についてまとめました。

退職勧奨を行う際は、理由の整理、言い方の工夫、進め方の段取り、注意点の確認が重要です。事実や背景を冷静に伝え、本人の尊厳を尊重しながら選択肢を提示することで、心理的負担を最小限に抑えられます。

また、NGな表現や強制的な伝え方は避け、やり取りは記録として残すことも忘れてはいけません。適切な準備と配慮を行うことで、納得感のある退職勧奨が実現できます。