2024/08/22
離職対策エグジットインタビューとは？必ず聞くべき質問例や目的についても解説
退職者の声には、組織改善や従業員エンゲージメント向上に役立つヒントが詰まっているものです。この貴重な情報源となるフィードバックを引き出すための手法として、近年エグジットインタビューに注目が集まっています。
本記事では、エグジットインタビューの意味や目的について解説しています。エグジットインタビューで必ず聞くべき質問例や実施する際のポイント、よくある課題についても紹介していますので、ぜひお役立てください。
エグジットインタビューを最大限に活用し、組織課題の解決を目指しましょう。
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エグジットインタビューとは？意味や目的について
まずはエグジットインタビューとは何なのか、以下の3つの項目から掘り下げていきましょう。
- エグジットインタビュー＝退職面談
- エグジットインタビューの目的
- エグジットサーベイとの違い
エグジットインタビュー＝退職面談
エグジットインタビュー（Exit Interview）とは、退職を決意した従業員に対して行われる面談のことです。「イグジットインタビュー」「退職時面談」とも呼ばれ、欧米の組織では一般的に行われています。
エグジットインタビューでは一般的に、人事担当者が離職理由や在職中の経験、組織に対する意見や改善点についてヒアリングします。これらのフィードバックは企業にとって貴重な情報源となり、離職率の低減や職場環境の改善に役立つのです。
近年では退職マネジメントの一環として、国内の多くの企業がエグジットインタビューを取り入れています。
エグジットインタビューの目的
エグジットインタビューの主な目的は、本音の離職理由や組織に対する正直なフィードバックから組織課題を明確にし、改善へつなげていくことです。従業員の声には組織改善のヒントが詰まっており、上手く活用することで将来的な離職防止や組織の持続的な成長が期待できます。
また、退職者が持つ知識やスキルの移転をスムーズに行い、後任者への引き継ぎも円滑に進めるための情報収集としても重要な役割を果たします。
エグジットサーベイとの違い
退職者から企業へのフィードバックを収集する手段の一つとして、エグジットサーベイがあります。エグジットサーベイは退職者を対象としたアンケートのことを指し、エグジットインタビューと比較して以下のようなメリット・デメリットがあります。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| エグジットインタビュー | ・退職者の本音を聞き出しやすい ・気になる回答を深堀りできる ・退職者との繋がりを確保しやすい | ・実施にかかるコストが大きい ・インタビュアーのスキルによって得られる情報の質に差が出る |
| エグジットサーベイ | ・退職者の全体的な傾向を把握しやすい ・退職者にかかる負担が少ない ・定量的なデータを収集できる | ・一人ひとりに合わせた質問ができない ・退職者との繋がりを確保できない ・気軽に実施できるが本音を聞き出せない可能性が高い |
エグジットインタビューで必ず聞きたい4つの質問例
エグジットインタビューを成功させるには、退職者に対してどのような質問をするのかが重要になります。必ず聞いておくべき質問例としては、以下のようなものが考えられます。
- 退職を決意した理由は何ですか？
- 会社の良かったと思える点について教えてください
- 会社が改善すべき点があれば教えてください
- 転職先に求める条件は何ですか？
これらの質問例を参考にして、自社の組織改善にお役立てください。
1.退職を決意した理由は何ですか？
退職を決意した理由を質問することで、企業は内部で潜在する問題や従業員が抱えていた不満を明確にすることができます。個別の理由が分かれば、同様の理由で他の従業員が離職するのを未然に防ぐための対策を講じることが可能です。
退職理由にはキャリアアップや職場環境、人間関係、給与など様々な要因が含まれることがあり、これらのフィードバックは企業の人材戦略を見直す重要な手がかりとなります。
2.会社の良かったと思える点について教えてください
企業の良かった点を質問することで、企業が強みとして活かすべき要素や維持するべき文化や制度を確認することができます。ポジティブなフィードバックは、他の従業員のモチベーション向上やリクルーティング活動にも役立つでしょう。
また、企業としての魅力を再確認することで良好な点をさらに強化し、今後の組織運営に反映させることが可能です。退職者の視点から見た会社の強みは貴重な情報となります。
3.会社が改善すべき点があれば教えてください
改善すべき点についての質問は、企業が組織運営や職場環境を改善するための具体的なヒントを得るために重要です。在職中には言いづらかった問題点や不満が率直に語られることが多く、その内容は他の従業員の離職を防ぐための貴重な手がかりとなります。
組織がこれらの意見を真摯に受け止め、改善策を講じることで職場環境の向上や従業員満足度の向上につながります。
4.転職先に求める条件は何ですか？
転職先に求める条件を質問することで、従業員がどのような環境や待遇を求めているのかを把握することができます。企業は自社が提供する福利厚生やキャリアパスが市場のニーズに合っているかを評価し、必要に応じて見直す機会を得られます。
また、従業員がどのような価値観やキャリアビジョンを持っているかを理解することで、今後の採用や人材育成の方針に反映させることが可能です。
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無料ダウンロードエグジットインタビューを実施する際のポイント
エグジットインタビューを実施する際は、退職者に本音を打ち明けてもらえるような工夫が必要です。主なポイントとしては、以下のようなものが考えられますので、参考にしてください。
- エグジットインタビューの目的を明確に伝える
- 退職の手続きが完了してから行う
- 傾聴に徹する
エグジットインタビューの目的を明確に伝える
エグジットインタビューを実施する際は、その目的を退職者に明確に伝えることが重要です。面談の目的がフィードバックの収集であり、組織の改善に役立てるためであることを説明することで、退職者も安心して意見を述べやすくなります。
目的を明確にすることで「ただの形式的な手続き」ではなく、退職者が自分の意見が企業にとって価値があると感じられるようになるでしょう。
退職の手続きが完了してから行う
エグジットインタビューは、退職の手続きが全て完了してから行うことが望ましいです。退職前に行うと退職者が感じているストレスや不安が影響し、率直な意見が得られにくいことがあります。
手続きが完了した後であれば、退職者も落ち着いて話しやすくなり、建設的なフィードバックを提供してくれる可能性が高まるのです。また、企業にとっても冷静な状況で得たフィードバックは、より正確で実行可能な改善策を考えるための貴重な情報源となります。
傾聴に徹する
エグジットインタビューでは、企業側が一方的に話すのではなく、退職者の意見に耳を傾ける姿勢が求められます。傾聴に徹することで、退職者は自分の意見が尊重されていると感じ、より率直で有意義なフィードバックを提供してくれるでしょう。
質問に対する返答だけでなく、退職者が感じたことや思いを自由に話せる環境を提供することが大切です。
エグジットインタビューでよくある課題
企業が実際にエグジットインタビューを実施してみると、様々な課題に直面するものです。特に多い課題としては、以下のようなものが挙げられます。
- 退職者の本音を聞き出せない
- 何を質問すべきかわからない
- 施策につなげることが難しい
エグジットインタビューを組織課題の改善に繋げるためにも、代表的な課題を把握しておきましょう。
退職者の本音を聞き出せない
エグジットインタビューでよくある課題の一つは、退職者の本音を引き出すことが難しい点です。退職者は会社に対する批判的な意見を述べることをためらう場合があり、感情的な負担を避けるために建前を言うケースも珍しくありません。
本音を聞き出すためには、インタビュアーが信頼関係を築き、非難されることなく自由に意見を言える環境を整えることが重要です。また、オープンエンドの質問を用いることで、退職者が感じたことや考えを自然に話しやすくする工夫が求められます。
何を質問すべきかわからない
エグジットインタビューで何を質問すべきかが明確でない場合、インタビューが形式的になりがちです。質問が漠然としていると、退職者から具体的なフィードバックを得ることが難しくなります。
これを防ぐためには、事前に質問項目を整理し、退職者の経験や意見を引き出せる質問を用意しておくことが大切です。また、インタビューの目的を明確にし、その目的に沿った質問を設定することで、より有益な情報を得ることが可能になります。
施策につなげることが難しい
エグジットインタビューで得たフィードバックを、実際の施策につなげることが難しいと感じる企業は少なくありません。得られた情報が抽象的だったり、具体的な改善策に結びつけにくかったりすることが原因です。
この課題を克服するためには、フィードバックを分類し、共通する問題点や改善が必要な領域を特定する作業が必要です。また、フィードバックをもとにした具体的なアクションプランを策定し、責任者を明確にすることで、実効性のある改善施策を講じることが可能となります。
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まとめ
本記事では、エグジットインタビューの意味や目的、質問例、実施する際のポイント、よくある課題について解説しました。
エグジットインタビューは退職者の本音を引き出し、組織の改善に役立てるための重要な機会です。適切な質問を用意し、インタビューの目的を明確にすることで、より有益なフィードバックを得ることができます。
また、得られた情報を施策に反映させるためには、問題点を特定し具体的な改善策を講じることが求められます。エグジットインタビューを効果的に活用し、組織の成長と離職率の低減を目指しましょう。
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