2024/04/15
離職対策【質問例あり】退職面談で本音を聞き出す5つのコツ！退職理由から改善に繋げる方法も
退職面談の際、退職者から本音の退職理由を聞き出せなくてお困りの方は多いのでは？建前の退職理由を聞いても、慰留や組織改善といった次のアクションに繋げられませんよね。
本記事では、退職面談の際に退職者から本音を聞き出すコツをまとめました。退職理由の本音・建前で多いもの、退職者が本音を切り出せない理由、退職理由から改善に繋げる方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
退職面談の際に最低限聞いておきたい質問例も掲載していますので、きっと担当者様のお役に立てると思います。
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退職面談で本音を聞き出す重要性
まずは退職面談で退職者の本音を聞き出すことの重要性について、詳しく見ていきましょう。
組織課題の改善点が把握できる
本音の退職理由には、組織を改善するためのヒントがたくさん詰まっています。退職面談で本音を聞き出すことができれば、職場環境や労働条件、人事評価制度など、どこに自社の弱みがあるのかを推察することが可能です。
定着率向上に向けた施策を実行できる
退職者の本音から組織課題の改善点を推察できれば、定着率向上に向けた施策へと繋げられます。評価制度の見直しや職場環境の改善、コミュニケーションの活性化、ツールの導入など、継続して離職防止の取り組みを続けることで定着率の向上が期待できるでしょう。
退職慰留に繋げられる可能性が上がる
優秀な人材に退職慰留を提案したくても、建前の退職理由ではどのように引き止めるのが最適か判断できません。退職希望者の本音にしっかりと耳を傾けて、解決策を話し合えれば退職慰留に繋げられる可能性はぐっと上がります。
退職理由でよくある本音
2022年にエン・ジャパンが発表した調査結果では、退職理由の本音として多かったものは以下が報告されています。
| 本当の退職理由 | 割合 |
|---|---|
| 人間関係が悪かった | 28% |
| 給与が低かった | 12.9％ |
| 社風や風土が合わなかった | 12.2％ |
| 評価・人事制度に不満があった | 10.8％ |
| 待遇（福利厚生等）が悪かった | 6.8％ |
| 残業・休日出勤など拘束時間が長かった | 6.8％ |
| 業界・企業の将来性が不安だった | 5.9％ |
| 体調を壊した | 2.4％ |
| 結婚・家庭の事情 | 0.9％ |
| その他 | 4.7％ |
アンケート期間：2021年12月22日（水）～12月28日（火）
有効回答数：610人
※『エン転職』会員に対するアンケート結果を元にしています。
最も多い退職理由は”人間関係が悪かった”で、実に約3割が人間関係に関する問題を抱えていたことがわかります。
退職理由でよくある建前
一方、2022年にエン・ジャパンが発表した調査結果では、退職理由の建前で多かったものとして以下が報告されています。
| 会社（人事）に伝えた退職理由 | 割合 |
|---|---|
| 体調を壊した | 18.5% |
| 結婚・家庭の事情 | 15.5％ |
| 人間関係が悪かった | 12.3％ |
| 社風や風土が合わなかった | 9.8％ |
| 給与が低かった | 7.7％ |
| 業界・企業の将来性が不安だった | 7.5％ |
| 待遇（福利厚生等）が悪かった | 5.5％ |
| 評価・人事制度に不満があった | 5.3％ |
| 残業・休日出勤など拘束時間が長かった | 5.1％ |
| その他 | 12.5％ |
アンケート期間：2021年12月22日（水）～12月28日（火）
有効回答数：610人
※『エン転職』会員に対するアンケート結果を元にしています。
本音で最も多かった”人間関係が悪かった”を実際に会社（人事）に伝えた人は少なく、本音ではごくわずかだった”体調を壊した”が建前では最も多い結果となっています。特に上位である体調や家庭の事情は、企業からすると退職慰留がしづらいものです。
退職理由の本音を引き出す5つのコツ
先述の調査結果から分かる通り、退職面談で本音の退職理由を語ってくれる人は非常に少ないものです。一体どのようにすれば本音の退職理由を聞き出せるのか、コツを見ていきましょう。
1.アンケートではなく面談を行う
退職理由を聞き出す方法には退職アンケートや電話インタビューなどがありますが、本音を聞き出すなら面談形式がおすすめです。膝を突き合わせて話すことで、退職者に誠実な気持ちで面談に望んでもらえるようになります。
面談の際は、お互いの視線が90度の位置で交わる位置に座る”90度法”と呼ばれるテクニックを用いるのも良いでしょう。対面で座る場合とは異なり、共通のものを見ている状態になって適度に身体的距離も縮まることから、オープンになって本音を聞き出しやすくなります。
2.いきなり核心に迫らない
多くの退職者が会社に対して不満を抱えている中で、いきなり核心に迫った質問をしても本音を打ち明けてくれる可能性は低いでしょう。まずは今までの貢献に対しての感謝を伝えたり、日常会話などで緊張感を緩和させましょう。
退職時面談は事務的に行っているのではなく、親身に寄り添って行っていると退職者に感じてもらうことが、本音を聞き出すポイントです。
3.第三者から話を聞く
退職者から本音の退職理由を引き出せない場合は、退職者の同僚や仲の良い上司、部下に話を聞くのも有効です。退職面談の際に「本音を話しても理解してもらえない」と思っていても、気を許した仲間には愚痴を聞いてもらう感覚で本音を打ち明けていた可能性があります。
当然、話を聞く第三者には直接的に「本音を教えて！」と問い詰めるのではなく、「どうすれば離職を防げたのか」など聞き方を工夫する必要があります。
4.最終出社日に面談日を設定する
退職面談の日程を調整する際は、退職者の最終出社日を選びましょう。退職者が本音を言わない理由のひとつとして、本音を言うことで職場の人間関係に影響を与えたくないというものがあります。
退職者が退職面談後の人間関係を心配しないように、本音を打ち明けることに対しての不安を払拭することが大切です。
5.内容の公開範囲を決める
本音の退職理由を引き出すには、退職面談の内容をどこまで公開して良いかを退職者とすり合わせることも大切です。退職者は在職中に近い存在だった社員、不満の原因になった社員に本音を聞かれるとトラブルになってしまうと懸念している場合があります。
どこまでを社内で共有しても良いのか、人事部門だけ・この場だけなど、退職者が本音を打ち明けやすい状態作りを心がけましょう。
本音の退職理由ではなく建前になる理由は？
なぜ多くの退職者は退職面談時に本音ではなく、建前を伝えるのでしょうか？本音を隠してしまう理由で多いものをご紹介します。
本音を伝えても意味がないと考えている
会社に対して不満を抱えていたものの、退職時には既に諦めてしまっている退職者がほとんどです。「自分一人が声を上げても会社は変わらない」「どうせ辞めるから関係ない」と思っている人がいれば、中には在職中に改善を求めても変化がなかったという人もいるでしょう。
円満退社にしたいと考えている
本音の退職理由を伝えることでトラブルに発展し、円満退社ではなくなることを恐れている退職者も多いです。波風を立てずに会社を去ることで、気持ちを切り替えて転職活動を始められるほか、転職先からの評価も変わってくることが影響しています。
会社批判になると考えている
退職者の中には、本音である不満を伝えることで会社批判になってしまうと考えている人もいます。会社に不満は抱えていたものの、お世話になった感謝の気持ちも感じている人もいるため、罪悪感が湧いて本音を切り出せないこともあるのです。
離職率計算エクセルテンプレート
従業員人数、離職者数などを入力することで年間の離職率を簡易に計算することができます。
無料ダウンロード退職面談のための質問例
退職面談で必要な質問は、退職者一人ひとり違ってくるものです。退職者の役職や担当業務、勤続年数などを考慮して、より本音を引き出せるような質問を考慮する必要があります。
基本的な質問例は以下の通りですので、退職者やシーンに合わせてお使いください。
退職理由に関する質問
まずはなぜ退職を決断したのかを確認する質問です。退職理由が自己都合ではなく、会社に原因がある場合は組織課題改善のカギになる場合がありますので、回答に合わせて深堀りすることが重要になります。
- なぜ退職という決断に至ったのですか？
- 退職を考えるきっかけになった出来事はありましたか？
会社の良かった点に関する質問
会社の気に入っていた点を話すことは、退職者にとって気楽な場合が多いです。自社の優れている点を現場目線で知れるだけでなく、退職者の緊張を解す効果も期待することができます。
- 会社の良かった点について教えてください
- 特にやりがいを感じたのはどんな業務ですか？
会社の不満点に関する質問
本音の退職理由とは別の角度から、会社の不満点・改善してほしかった点を聞く質問です。回答に対して指摘を入れるのはご法度で、とにかく傾聴に徹して不満に寄り添う姿勢を見せることが、本音を引き出すうえで重要になります。
- 在職中に改善してほしかった点はありますか？
- 仮に再入社する場合はどこを改善すると良さそうでしょうか？
次の職場に関する質問
退職者が次の職場に何を求めていて、自社に何が不足していたのかを間接的に確認する質問です。退職者の転職先が自社に不足していた魅力を持っているということがわかりますので、今後の改善点の参考になります。
- 転職先の決め手は何でしたか？
- 次の仕事には何を求めていますか？
退職理由の本音は引き出してからが本番
無事に退職面談を終えて本音の退職理由が聞けたとしても、そこがゴールではありません。本音の退職理由は、内容を分析して組織課題の解決や定着率の改善に繋げるためのものです。
しかし、いざ集まった退職者の本音を活用しようとしても「分析の方法がわからない」「具体的な施策に繋げることができない」と躓いてしまう方もいらっしゃると思います。
HR pentestなら、退職面談で吸い上げた本音から「現場で実際に何が起きているか」を高い解像度で把握・分析することで、組織課題の解決に有効な施策を導き出せます。さらに、もし本音の退職理由を聞き出せなかったとしても、面談の研修をはじめ、面談品質のレポートとインタビュワーへのフィードバックもパッケージに含まれていますので、退職面談の根本的なスキルアップを図ることも可能です。
| 本音を引き出せる | ・イグジットインタビュー研修でスキルUP ・実務を通したトレーニング＆フィードバック |
|---|---|
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実際にHR pentestを導入した企業様の事例は、以下の記事を参考にしてください。
退職面談で本音を聞き出すコツまとめ
本記事では、退職面談の際に退職者から本音を聞き出すコツをまとめました。
退職者の多くは面談時に建前を使い、本音の退職理由を聞き出すにはコツが必要です。退職者が本音を打ち明けやすい環境を作り出し、アンケートではなく面談形式で行うようにしましょう。また、必要に応じて退職者の周りの同僚にも話を聞くことが、本音を聞くうえで重要な一手間になります。
今まで退職面談で本音を聞き出せなかった方は、ぜひ本記事を役立ててくださいね。
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